2023/08/14
当社では、マンションの管理組合の定時総会の原稿をよく作成してます。
たいていの場合は、お客様（管理会社様）から音声をお預かりして、それを元に議事録を作成させていただくことが多いです。
また、数こそそう多くはありませんが、当社の担当者が記録者として総会に出席し、収録をしながら発言者の名前などを記録していきます。
ここでは、当社自身の備忘録もかねて、議事録に記載すべき項目など、サンプルというほどではありませんが、必要となる項目を列挙してご説明したいと思います。
なお、おそらくこのページをご覧いただいているのは、管理組合の理事の方または管理会社さんでいらっしゃると思いますので、区分所有法など、マンション管理周りの法律のお話は飛ばします。また、管理規約もマンションごとで異なるため、ここでは標準的な管理組合の議事録のことに限定したいと思います。
議事録のタイトル
まずは議事録のタイトルです。たいていの場合は、
令和2年度 ○○マンション管理組合 定時総会
というふうに、年度、管理組合の名前、定時の総会であること、を記します。
当然これが臨時の総会であれば、臨時総会と記します。
開催した日時
そのままですが、総会を開催した日時を書きます。
開催した場所
開催した場所を書きます。たとえばどこかの施設を借りている場合は、施設名はもちろん、会場名（たとえば３階大会議室など）を書きます。
会場名は絶対というわけではありませんが、あったほうが丁寧でよろしいのかなと思います。
総会を運営した者
これはいわゆる執行部の面々を書きます。議長（たいていは理事長ですね）、理事、監事がいます。
また、書記と議事録署名人が指名されます。（よほどのことがない限り、了承されます）
なお、管理会社が出席する場合は、ここで、議長が住民の皆様に同席していることを伝え了承をもらいます。（よほどのことがない限り、了承されます）
総会が成立していること示す
総会の出席者数、議決権行使書数、そして委任状数を書きます。
1Fに商業施設などが入っている場合、その商業施設の運営会社も当然入っており、この場合、議決件数は自然人よりも多くなります。
普通決議であれば過半数の賛成で可決、特別決議であれば4分の3の賛成で可決です。
少し混乱しやすいのですが、総会に出席した住民の人数が母数ではなく、当該マンション全戸の皆さんが母数になります。といっても、出席せず、議決権を行使せず、委任状も提出せずという方も中にはいらっしゃると思いますが、しかし、とくに特別決議のほうは自分の住まいのことで大きな変化を見せる議案ですので、ごく一部とみていいでしょう。
議事
この部分が議事録の最も大切かつ大部分を占める箇所です。
当日上程された議案について、議長あるいは他の役員が住民の皆様に説明をし、採決を取ります。
書き方として、 第○号議案 というふうに、○の部分に数字を入れて、その内容を要約したもの（要約でなくとも発言通りのままでいい）
を記載していきます。
そして、承認をいただけたかどうかを記載します。
これを上程された議案の分、繰り返し書いていきます。
日付と署名
最後に、日付を書き、議長および議事録署名人が署名・押印します。
発言通りの議事録をお作りの場合は、
が適しています。
議事録として、きっちり仕上げまでご希望される場合は、
が適しています。
その他、お客様が手がける総会によって、どのような作りにしたほうが良いのかなど、事前にお打ち合わせさせていただきますので、ご遠慮なくご連絡ください。
