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議事録の書き方と留意点

time 2025/02/17

議事録とは？

「議事録（ぎじろく）」とは、会議や打ち合わせなどの場で行われた議論や決定事項、発言内容などを記録した文書のことです。議事録を作成することにより、その場で話し合われた内容や結論を正確に残し、後から内容を確認したり、情報を共有したりすることができます。主に以下のような内容が含まれます。

1. 会議名や日時、場所
– いつ、どこで行われた会議なのかを明確にする。

2. 参加者と役割
– 出席者の名前や部署、議長・司会者など役割がある場合はその担当を明記する。

3. 議題
– 話し合われたテーマやトピックを整理して記載する。

4. 議論の内容や発言要旨
– 会議でどのような意見や論点が出たか、重要な発言を要点にまとめる。
– 必要に応じて、発言者がわかるように記録する場合もある。

5. 決定事項や今後のアクションプラン
– 会議の結果として、どのような決定や合意がなされたかを明確に記載する。
– アクションプラン（誰がいつまでに何を行うか）を示す。

6. 次回会議の予定や注意事項
– 次回の会議日程や、今回の会議で確認・検討すべき事項をまとめる。

議事録を作成することで、次のようなメリットがあります。

– 内容の共有: 会議に参加していない人とも情報を共有できる。
– 責任の明確化: 誰がどんな役割を担うか、担当者をはっきりさせられる。
– トラブル防止: 後日「言った・言わない」の認識違いを防ぎ、スムーズに進行できる。
– 進捗管理: 決定事項やアクションプランを確認しながら、プロジェクトや業務を効率よく進められる。

このように、議事録は会議後の確認や業務推進において重要な役割を果たします。

議事録には会話形式と要約形式がある

議事録は、会議の内容を記録する上で「会話形式」と「要約形式」の2つのスタイルがあります。どちらの形式にするかは会議の目的や必要とされる詳細度、業務の慣習、法的要件などによって選択されます。

会話形式（逐語録）
特徴
– 参加者の発言をほぼそのまま文字起こしし、会話を忠実に再現する形式です。
– 会議におけるやりとりの詳細がわかるため、微妙なニュアンスや表現の違いも正確に残せます。

メリット
1. 正確性: 全ての発言を記録しているので、言った・言わないの認識違いが起こりにくい。
2. 法的・コンプライアンス上の証拠となり得る: 場合によっては、明確なエビデンスとして機能する。

デメリット
1. 作成の手間と時間がかかる: 音声を文字起こしする必要があるため、負担が大きい。
2. 読みづらい: 長文になりがちで、要点を素早く把握するのが難しくなる。
3. 情報漏洩リスク: 詳細な議事内容を外部に共有すると、機密情報が漏れる危険性が高まる。

要約形式
特徴
– 話し合いの要点や決定事項を簡潔にまとめる形式です。
– 主に「何が決まったか」「誰が担当か」「期限はいつか」など重要事項を中心に構成されます。

メリット
1. 短時間で作成できる: 必要なポイントに絞って記載するため、作成の手間が少ない。
2. 読みやすい: 必要な情報のみをまとめているので、要点を短時間で把握しやすい。
3. 情報管理がしやすい: 重要な部分だけが抽出されているため、情報漏洩リスクが比較的低い。

デメリット
1. 詳細が抜け落ちる可能性: 具体的な発言内容や経緯がわかりにくくなる。
2. 発言のニュアンスが伝わりづらい: 要点のみに留めるため、グレーゾーンの議論が正確に再現できない場合がある。

選択のポイント
1. 会議の目的
– 重要事項の意思決定が中心であれば、要約形式でも十分な場合があります。
– 社外への説明責任を果たす必要があったり、法的な根拠として残す必要がある場合は、全文形式を検討します。

2. 会議の規模・頻度
– 会議頻度が高い場合や多人数で行われる場合は、要約形式のほうが効率的です。
– 逆に頻度が少なく、特に重要な意思決定である場合、正確性を重視して全文形式にすることもあります。

3. 社内ルールや法的要件
– 組織や業界の規定で「一定期間、逐語録を保管しなければならない」とされているケースがあるため、そうしたルールを確認しましょう。
– 法的・コンプライアンス上、会議の内容を正確に残す必要があるかどうかを考慮します。

4. 情報セキュリティと機密保持
– 逐語録の場合は機密情報が詳細に含まれる可能性が高いため、取扱いには十分注意が必要です。
– 要約形式にすることで、公開範囲や管理をしやすくなる場合があります。